Digitale Archivierung für schnellere Prozesse
Bei der digitalen Archivierung werden die verschiedensten Dokumente in den Formaten mit Endungen, wie .bmp, .gif, .pdf, .png, .jpg, .tif usw. in einem elektronischen Datenspeicher DSGVO konform abgelegt. Das erfolgt in einem lokalen Netzwerk oder auch in der Cloud. Darüber hinaus werden speziell sensible Daten GoBD konform und revisionssicher gespeichert. Die Unveränderbarkeit wird durch WORM-Technologie sichergestellt und die Daten gegen Cyber-Angriffe geschützt. Sowohl papierbasierende als auch digital erstellte Dokumente lassen sich auf diese Weise archivieren und durch komfortable Suchwerkzeuge in Sekunden wieder auffinden.
So ist es auch möglich, Schriftstücke einzuscannen und zu digitalisieren, die bereits seit mehreren Jahren in manuell geführten Archiven und Ordnern verwahrt wurden. Damit ist es künftig nicht mehr nötig, Zeit mit der Suche von Dokumenten und zur Erzeugung von Papierdokumenten zu verschwenden. Der Papierverbrauch wird auf ein Minimum reduziert. Zudem können alle Personen mit entsprechender Berechtigung auf so erstellte Archive zugreifen, um ihren Informationsbedarf zu decken. Keine Akte kann mehr verlegt werden oder ist im Umlauf und damit bei Bedarf nicht verfügbar.