Kassen & Belegarchivierung
Auch digitale Langzeitarchive sind Bestandteil des Dokumentenmanagements. Von digitalen Archiven wird verlangt, dass sie nicht manipulierbar sind. Dokumente müssen einfach und sicher gefunden werden und jederzeit abrufbar sein. Archivierungssysteme müssen den Vorgaben für ordnungsmäßige Buchführung und Datenzugriff entsprechen (GoBD). Erst bei Einhaltung dieser Voraussetzungen können papiergebundene Originalbelege vernichtet werden. Digitalisierte und elektronische Belege müssen gemäß den jeweiligen Fristen aufbewahrt werden.
Das QNG Modul für die Kasse stellt die Revisionssicherheit automatisch her, indem es auf sämtliche archivierte Dokumente einen ausschließlich lesenden Zugriff gewährt. Kein Dokument lässt sich, einmal archiviert, aus dem Archiv löschen. Lediglich im Rahmen eines Reorganisationslaufes können Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, ausgesondert werden.
Auch ein Abgleich der Belege mit den Buchungsdaten des Finanzwesens führt QNG für Sie durch und zeigt Ihnen evtl. Abweichungen an, sodass fehlende Belege nachgereicht werden können. Somit können Sie sicherstellen, dass in Ihrem Kassenarchiv alle Belege der Buchhaltung vollständig und sicher vorhanden sind.